J’ai été appelée récemment par une employée : on lui demandait de rédiger une demande de subvention de deux millions de dollars en deux jours.
Le problème : le projet n'était même pas encore bien défini. Conclusion : une employée stressée et un projet qui avait peu de chances d’obtenir une subvention.
Il arrive souvent que des administrateurs ou des élus n’aient pas conscience de la charge de travail que représente la préparation d’un dossier de financement. Je vous propose ici quelques astuces pour tenter de les sensibiliser.
Faites-les participer
Montrez-leur un aperçu du processus de demande de subvention, en expliquant les étapes nécessaires telles que la recherche, la rédaction, la révision, la structuration du budget et la préparation des documents complémentaires. N’hésitez pas à évaluer le nombre d’heures nécessaires pour ces taches.
Faites la liste des données et des informations dont vous aurez besoin pour préparer une bonne demande : nombre d’inscrits, nombre de cours donnés, soumissions, évaluation thermique du bâtiment, etc. Impliquez votre Conseil et rendez-le responsable de vous fournir les informations.
Clarifiez avec eux les dépenses admissibles et les limites d’utilisation de la subvention. Insistez sur la nécessité de préparer un budget réaliste pour renforcer la crédibilité de la demande. Indiquez-leur l’investissement, en argent, que l’organisation doit confirmer.
Pensez à les sensibiliser
On peut comprendre les conseils. Ils veulent saisir les occasions de financement et obtenir le meilleur pour leur organisation.
Pour éviter ce genre de désagrément, rien de tel que la sensibilisation. Lorsque les temps sont plus calmes (si seulement ça arrive parfois !), prenez les devants et encouragez la planification à long terme. Mettez les efforts sur la préparation des projets. Ainsi, en cas d’ouverture de programmes, vous aurez déjà en main un projet solide et la rédaction n’en sera que plus simple.
Montrez-leur comment évaluer et prioriser les opportunités de subvention en fonction des objectifs organisationnels. Pas besoin de sauter sur toutes les occasions de subvention qui passent si cela ne dessert pas vos priorités.
Enfin, présentez-leur des exemples de demandes de subventions réussies pour illustrer la complexité du processus et les avantages d’une demande bien préparée.
A-t-elle réussi ?
Pour la conclusion de cette histoire, l’employée a réussi à faire comprendre son point de vue et la demande de subvention a été suspendue jusqu’à ce que le projet soit mieux défini.
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